就活のメールの書き方のポイントとマナー

日常生活で当たり前のように使っているEメールですが、ビジネスの世界では様々なルールやマナーがあります。

Eメールには、手紙やハガキと異なるマナーがあるので注意して書きましょう。

しっかりマナーを身に付けて上手に活用できれば、就活の武器にもなります。

相手に必ず読んでもらえるとは限らないEメール

Eメールを送っても、相手に必ず読んでもらえるとは限りません。

相手が忙しいときや未読メールがたまっているときなどは、タイトルを見て重要と思われるものだけを優先的に目を通し、それ以外は適当に読み流しがちです。

だから、タイトルに用件をわかりやすく具体的に書いて、確実に読んでもらえるように工夫しましょう。

Eメールには、要点を簡潔にまとめた文章を書きます。

ダラダラと長い文章や回りくどい言い回しは避けます。Eメールでは、最低限の挨拶を済ませたら、すぐに用件を切り出します。

拝啓、敬具などの時候の挨拶は、手紙のマナーとなっています。しかし、Eメールでは不要です。

要点を簡潔に伝えるように心掛けましょう。

就活でのEメールの活用方法

就職活動中は、たくさんのメールが届きます。会社説明会などの案内や就職情報サイトからのお知らせ、企業から直接Eメールが届くこともあります。

一つのEメールアドレスだけを使っていると、重要なメールが埋もれてしまったり、大切な情報を整理できなくなります。

このような状況を避けるために、就活専用のメールアドレスを用意するのが当たり前になっています。

用途別に複数のメールアドレスを使い分けるとよいでしょう。

Google社が提供するGmailは、大容量かつウィルス対策が万全です。おすすめのフリーメールサービスです。

Eメールで企業に資料を請求したり、会社説明会の予約をすることになります。

企業から資料が届いたり、会社説明会の案内がEメールで返信されてきたら、お礼のEメールを送ります。

お礼の気持ちを伝えるのもマナーです。お礼の言葉とともにさりげなく自己PRを盛り込むことにより、印象に残りやすくなります。

企業から届いたEメールには、必ず返信するようにしましょう。

まとめ

・Eメールにもマナーがある
・相手に必ず読んでもらえるとは限らない
・タイトルは用件を具体的に
・要点を簡潔にまとめた文章を書く
・就活専用のメールアドレスを用意
・複数のメールアドレスを使い分けて情報を管理
・お礼のメールを送る
・企業から届いたEメールに返信するのはマナー

手書きで丁寧に時間をかけて書いた手紙やハガキは、相手に好印象を与えることができます。すべてをEメールだけで済ませようとせず、両方を使い分けると効果的です。